Informera mera

Det är alltid viktigt med information. Speciellt om ni vill införa nya metoder och sätt att hålla en stämma. Vi ger er några nyttiga tips på vad som kan vara viktigt att informera om inför en digital stämma.

Det viktigaste är såklart att informera medlemmarna om att stämman kommer genomföras helt eller delvis digitalt. Vilka övriga program förutom Percap ni kommer att använda. Om ni ska koppla upp er via videomöte som exempel Teams, Zoom eller om ni ska använda en telefonkonferens. Dessutom kan det vara bra att ta med praktiskt detaljer och förhållningsregler.

Krav på Mobilt BankID

En annan viktig sak att vara tydlig att tala om är att Mobilt BankID är att krav för att kunna delta. Saknar medlemmen Mobilt BankID eller andra tekniska förutsättningar kan denna låta ett ombud delta genom fullmakt. Medlemmarna kan ge en fullmakt till ett digitalt ombud, dock kräver lagen att fullmakten lämnas fysiskt till styrelsen innan stämman. Teknikansvarig lägger sedan in fullmakten i systemet. Om medlemmen ändå vill vara med kan ett alternativ vara att befinna sig på samma plats som sitt ombud.

Alla röster på samma ställe

Det är inget krav men vi rekommenderar att man använder Percap-appen oavsett om man deltar fysiskt eller på distans då det blir lättare att ha alla röster på ett och samma ställe.

Föreningen kan förstås tillåta andra sätt att delta och rösta. Då kan annan praktiskt information vara exempelvis policy kring poströster eller annan relevant juridisk information från bolagsverket.

Tips på förhållningsregler

Gör även upp förhållningsregler gällande vad deltagarna får göra i stämman, skall man t.ex. tillåta chatten i videomötet eller inte.

Vi rekommenderar att använda Percaps handuppräcknings-funktion. Då kan användarna begära ordet i appen och sedan tilldelar ordförande ordet. Med denna funktion kan ni inaktivera eller förbjuda andra chattfunktioner som annars blir väldig rörig och svår att hålla koll på.

Ett tips är att informera deltagarna om att den digitala närvaroregistreringen öppnar en timme innan stämman och att de skall vara i god tid. När mötet stänger närvaroregistreringen fastställs röstlängden och medlemmar som kommer försent måste då begära insläpp.