Checklista inför stämman
Allt går mycket bättre om du förbereder innan du ska genomföra något. Det gäller även när du ska genomföra en stämma. Oavsett om den är digital eller med personer på plats. Här är en checklista på saker som du kan förbereda innan du skickar kallelse till stämman.
En liten påminnelse om förberedande beslut ni i styrelsen måste ta innan ni sätter igång. Det första är att bestämma i vilken form ni ska genomföra mötet. Helt digital, hybridstämma där några är med på plats, andra digital. Det kan påverka vilka tekniska hjälpmedel ni kan behöva förutom Percap.
Någon form av videokonferens-lösning är vanligast hjälpmedlet. Just nu är Teams, Zoom eller Google Meet de populäraste. De fungerar så att alla kan se och höra varandra. Det är bra om det är ett mindre möte där alla känner varandra väl. Är det större möten blir det krångligt att göra voteringar och stämma av röstlängden. Med Percap så blir både voteringar och skapande av röstlängden enkel och säkert. All identifiering sker via Mobilt BankID.
För att du enkelt ska komma igång med Percap och ditt möte har vi här gjort en checklista med saker du kan förbereda och lägga in i Percap Admin-portal innan du skickar ut kallelsen till mötet. Admin-portalen är den del av Percap där du admininsterar och styr ditt möte. Både före, under och efteråt.
Checklista Percap Admin-portal
Skapa din organisation.
Du fyller i uppgifter som organisationsnummer, adress och e-post.
Viktigt: Utse en personuppgiftsansvarig som ska anges här.
Skapa ett nytt möte.
Ange datum och tid för mötet.
Namnge det så det tydligt framgår vad det är för möte.
Även administratörer som ska kunna sköta möten anges här.
Dagordning.
Skapa en dagordning genom att lägga till dagordningspunkter direkt. Har ni få punkter är det enkelt.
Det går även att ladda upp en fil med dagordningen i. Då måste den vara i csv-format.
Rösträtter.
Lägg till medlemmar som ska delta i mötet. Det kan göras direkt eller genom att ladda upp en fil.
Då identifieringen av medlemmar sker via Mobilt BankID behöver ni personnummer till medlemmarna.
Flera personer kan dela på medlemskap och kan då tilldelas samma röstsedel.
Lägg till mobilnummer för inbjudan.
Ladda upp lista med nummer så kan ni skicka ut en inbjudan till medlemmar med hjälp för hur Percap-appen används.
Beslutspunkter.
Lägg till beslut som behöver votering.
Har ni gjort dessa steg så är ni förberedda med Percap och kan skicka ut en kallelse till era medlemmar.
Förbered kallelsen
I kallelsen är det bra att vara tydlig med hur mötet ska gå till. Informera medlemmarna om att mötet kommer genomföras helt eller delvis digitalt, tider såklart. Glöm inte praktiska detaljer och förhållningsregler.
Följande är tips på sånt som vi tycker är kan bra att vara extra tydliga med.
Gör upp lite förhållningsregler gällande vad deltagarna får göra i stämman. Hur man begär ordet, använder man chattfunktioner i video-tjänsten eller inte.
Informera deltagarna om att den digitala närvaroregistreringen öppnar en timme innan mötet och att de skall vara i god tid. När mötet stänger närvaroregistreringen fastställs röstlängden och medlemmar som kommer försent måste då begära insläpp.
Mobilt BankID är att krav för att kunna delta. Saknar medlemmen Mobilt BankID eller andra tekniska förutsättningar kan denna låta ett ombud delta genom fullmakt. Om medlemmen ändå vill vara med kan ett alternativ vara att befinna sig på samma plats som sitt ombud.
Lycka till med mötet.