1. Inför stämman

När ni bestämmer er för att genomföra en digital stämma måste ni även ta beslut om en del praktiska saker som till exempel om den vara helt eller delvis digital och vilka fler digitala verktyg än Percap skall användas. Telefon- eller videokonferens, e-signering är några exempel. Det finns även en del rättsliga aspekter som måste beaktas, läs mer om detta på Bolagsverkets webbsida.

Teknik förutom Percap

I Percap kan man länka till videokonferensen och vi stödjer de flesta av de etablerade tjänsterna. Vi rekommenderar videotjänster med “Town hall”-funktioner där du kan styra vem som kan få tala, som t.ex. Zoom eller Webex med fler.

• Tänk på att ha en bra ljudupptagning, särskilt om ni planerar att ha den delvis fysiskt, så att de som är på plats kan göra sig hörda för de som är med digitalt. Är stämman delvis fysiskt är det rekommenderat att koppla till externa högtalare så att de som deltar fysiskt kan höra de som deltar digitalt. Ett plus, men inget måste, är en extern webbkamera.

• Använd gärna dubbla skärmar så kan ni ha Percap på ena och video-tjänsten på den andra.

• Det är rekommenderat att ha en som är utsedd till teknikansvarig som sköter alla teknik.

• Vi rekommenderar även att testa alla teknik och genomföra några teststämmor innan det är dags att göra det på riktigt. Percap är gratis upp till fem rösträtter så det är fritt att testa hur mycket ni vill.

Förbered mötet

Vår rekommendation är att förbereda mötet i god tid innan stämman. Dagordning, röstlängd inklusive fullmakt samt mobilnummer för inbjudan går att ladda upp på fil. För att medlemmarna skall kunna logga in måste medlemsnumret kopplas till deras personnummer och föras in i systemet. Vi behandlar personuppgifter i enlighet med GDPR, läs mer hur vi behandlar personuppgifter i vår privacy policy. Föreningen måste välja en personuppgiftsansvarig och godkänna ett biträdesavtal i Admin-portalen. Du läser mer om hur du förbereder Percap i hjälpavsnittet i Admin-portalen.

• Beslut på acklamation fungerar inte digitalt. Alla beslut måste tas med omröstning så förbered dem innan mötet. Fördelen är att med Percap så går det ändå snabbt.

• Förbered beslutspunkterna väl. Desto mindre ändringar som behöver göras under mötet desto bättre.

När mötet är publicerat och medlemmarna loggar in kan de se tid och datum för stämman samt den dagordning ni har förberett.

Vi tror att vår app kan engagera fler medlemmar, särskilt i den yngre generationen att delta och genom att bjuda in digitalt blir chansen större att få ett högre deltagande.

2. Kalla till stämman

Information och förhållningsregler

Informera medlemmarna om att stämman kommer genomföras helt eller delvis digitalt samt praktiskt detaljer och förhållningsregler. Följande är lite tips på sånt som vi tycker är kan vara nyttig information till medlemmarna.

Det är inget krav men vi rekommenderar att man använder appen oavsett om man deltar fysiskt eller på distans då det blir lättare att ha alla röster på ett och samma ställe.

Medlemmarna kan ge en fullmakt till ett digitalt ombud, dock kräver lagen att fullmakten lämnas fysiskt till styrelsen innan stämman. Teknikansvarig lägger sedan in fullmakten i systemet.

Mobilt BankID är att krav för att kunna delta. Saknar medlemmen Mobilt BankID eller andra tekniska förutsättningar kan denna låta ett ombud delta genom fullmakt. Om medlemmen ändå vill vara med kan ett alternativ vara att befinna sig på samma plats som sitt ombud.

Föreningen kan förstås tillåta andra sätt att delta och rösta. Annan praktiskt information kan vara t.ex. policy kring poströster eller annan relevant juridisk information från bolagsverket.

Gör upp lite förhållningsregler gällande vad deltagarna får göra i stämman, skall man t.ex. tillåta chatten eller inte.

Med Percaps handuppräcknings-funktion kan man informera användarna om att måste begära ordet i appen och sedan tilldela ordet. Med denna funktion kan ni inaktivera eller förbjuda chatten som annars blir väldig rörig och svår att hålla koll på.

Ett tips är att informera deltagarna om att den digitala närvaroregistreringen öppnar en timme innan stämman och att de skall vara i god tid. När mötet stänger närvaroregistreringen fastställs röstlängden och medlemmar som kommer försent måste då begära insläpp.

Inbjudan

• Det är möjligt att bjuda in alla medlemmar med ett SMS. I SMS:et får mottagaren en länk till www.percap.se/invite där det framgår hur man laddar ner appen och vilka enheter vi stödjer.

• Denna länk kan ni förstås även maila ut eller skriva på den fysiska kallelsen. I denna länk finns även vidarelänkning till användarguiden, vill ni skriva ut den på kallelsen så ser länken ut så här: www.percap.se/anvandarguide .

• I appen kan man länka till videomötet men styrelsen kan även välja att ta med denna länk i kallelsen, alternativt ett telefonnummer till konferens.

• Uppmana alla personer att ange sitt fulla För- och Efternamn när de loggar in som gäst i videomötet så att ni lätt kan hitta personen och ge denne ordet när dem begärt ordet i Percap.

3. Den digitala stämman

Teknik och förberedelser

• Se till att alla mikrofoner och kameror är avstängda. Både hos stämmoledningen och hos de som deltar.

• Om stämmans ledning sitter i samma lokal, koppla upp en dator till videomötet och använd någon form av konferensljud kopplat till datorn. Alternativt så måste alla ha hörlurar, annars är det risk för rundgång. Det går däremot inte att kombinera handsfree och konferensljud i samma lokal, då blir det totalt haveri.

• Stäm av beslutspunkter med ordförande så att han/hon vet precis vad som eventuellt behöver ändras.

• Förbered ordförande på att ha tålamod och ta det lugnt. Vår erfarenhet är att man hittar ett bra tempo efter tre fyra enkla beslut. Det finns ingen anledning att stressa och stämman kommer att gå snabbare om man tar det lugnt.

Öppning och genomförande

Öppna insläppet ca 1 timme innan mötet öppnas. Meddela via video var 15:e minut att alla måste logga in i Percap och registrera sin närvaro. Sedan gör ni det ytterligare en gång 5 min innan mötet börjar och till sist gör ni det när mötet öppnat. I och med den elektroniska närvaroregistreringen och fastställande av röstlängden spar man väldigt mycket tid mot att ha t.ex. ett upprop i videotjänsten. Teknikansvarig håller koll på video-tjänsten samt Percaps Admin-Portal.

• Oftast vill styrelseordförande och ordförande säga ett par ord innan mötet sätter igång och första omröstningen brukar inte ske förrän 10 minuter in i mötet. Det kan vara bra att inte öppna mötet i Percap innan dess eftersom det alltid kommer eftersläntrare.

• När tiden för mötet är inne och man kan se att antalet som registrerat närvaro ligger ungefär där man förväntat sig öppnar teknikansvarig mötet. Denne aktiverar sedan punkten för öppnande i samband med att stämmans ordförande förklarar stämman öppnad.

• Kommer någon sent måste de begära insläpp i appen. Detta kan stämman välja att godkänna eller neka, exempelvis genom en omröstning i realtid. Släpps medlemmen in så räknas röstlängden om från tidpunkten de släpptes in.

• Använd "Begär ordet"-funktionen i Percap och stäng av chatten i er videotjänst om det går. Det är stor risk att det börjar chattas i videochatten och det är inte bra om det pågår en parallell stämma i chatten.

• Tanken är att appen visualiserar ordförandes narrativ så det blir lätt för deltagarna att förstå och hänga med.

• Det är även viktigt åt andra hållet att hela tiden berätta vad som sker i appen. Till exempel “nu aktiverar vi omröstning om…” “nu stänger vi alldeles strax omröstningen, så de som inte röstat…” eller “nu får Lisa Randall ordet” i samband med att teknikansvarig delar ut ordet till Lisa.

• Det är alltid ca 10% av de som registrerat närvaro som aldrig röstar. Så om ni är 100 rösträtter närvarande så ska ni inte oroa er för de 10-15 st som inte röstar. Efter tre fyra omröstningar så vet ni ungefär hur många svar ni kan vänta er.

• Tänk på att inte hasta igenom mötet utan låt varje punkt få ta lite tid så att de som eventuellt vill begära ordet hinner göra det.

När det är dags att gå igenom årsberättelsen kan man antingen visa det i videotjänsten eller så hänvisar men helt enkelt till det dokument man skickat ut i samband med kallelsen eller som man bifogat i Admin-portalen som pdf. Väljer man det sistnämnda tillsammans med att inte tillåta chatt kan man i många stämmor nästan helt undvika att behöva titta på videotjänsten. Det gör att deltagarna kan spendera hela stämman i Percap-appen och endast låta videotjänsten strömma ljudet i bakgrunden. På så vis blir det enklare för de som är lite mindre teknik kunniga då de slipper växla mellan Percap och Video-appen.

Förutom att en person är ansvarig för tekniken och man har deltagare på distans så fungerar stämman precis som vanligt med roller och funktioner.

Efter mötet

• När mötet är klart stänger teknikansvarig stämman och medlemmarna slussas ut ur mötet.

• En rapport om vad som skett i appen, beslut, röstlängd med mera genereras per automatik. Rapporten kan bifogas till det officiella protokollet, för signering av protokollet kan man använda en e-signeringstjänst, som t.ex. Verified. Vår ambition är att i framtiden kunna erbjuda att Percap genererar det fullständiga protokollet så att det blir ännu enklare att använda vår tjänst.

Vi hoppas att detta har varit till er hjälp och att ni får till en lyckad digital stämma!